Biała lista podatników VAT – nowe narzędzie do sprawdzania kontrahentów

1 września 2019 r. zaczął działać wykaz informacji o podatnikach VAT, który ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów.

Biała lista umożliwia:

  • sprawdzenie czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
  • jeśli twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, poznanie podstawy prawnej tych decyzji,
  • potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.

Gdzie znaleźć białą listę podatników VAT?

Lista jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (dalej „szef KAS”) Znajdziesz ją na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Jak przeszukiwać białą listę podatników VAT?

Informacje zamieszczone w wykazie możesz wyszukiwać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. Jeśli wpiszesz tylko fragment tej nazwy, system pokaże pasujące wyniki, spośród których wybierzesz właściwą firmę.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CEIDG, w wyszukiwarce, w polu "nazwa podmiotu" podaj imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Rachunki firm na białej liście podatników VAT

Z punktu widzenia przedsiębiorcy, najistotniejsze będzie publikowanie na liście numerów firmowych rachunków bankowych.

Rachunki, które się na niej znajdą, zostaną pobrane z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR (tj. system teleinformatyczny izby rozliczeniowej, który umożliwia szefowi KAS analizę i przekazywanie informacji w celu zapobiegania wyłudzeniom skarbowym). Twój rachunek powinien zostać zgłoszony do STIR przez bank, który go prowadzi.

Będą to te same numery rachunków, które podałeś przy zakładaniu firmy w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo w CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Jeśli numery rachunków, z których korzysta twoja firma, zmieniły się od czasu jej założenia, powinieneś zaktualizować te informacje w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) lub w CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Jeśli nie możesz znaleźć swojego firmowego rachunku bankowego w wykazie, sprawdź czy:

  • zgłosiłeś ten rachunek w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) lub w CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej),
  • twój bank przekazał numer twojego rachunku do STIR. 

Pamiętaj, że w wykazie nie znajdą się prywatne rachunki bankowe tzw. RORy, które przedsiębiorcy czasami wykorzystują do działalności gospodarczej. Nie są to rachunki rozliczeniowe dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeśli w swojej firmie używasz takiego rachunku, twój kontrahent nie odnajdzie go w wykazie. To z kolei może zniechęcić go do współpracy z tobą – jeżeli zapłaci ci na prywatny rachunek (nie występujący w wykazie) narazi się na sankcje.

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy podatników VAT

Od 1 stycznia 2020 r., jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek bankowy, niż podany w wykazie:

  • nie będziesz miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej płatność przekracza kwotę 15 tys. zł. Nie będzie przy tym miała znaczenia liczba transakcji, na jaką podzielisz płatność wynikającą z jednej faktury,
  • będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji. 

Będziesz mógł uwolnić się od tych sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.

Dane podatników będą aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew.

Do 31 grudnia 2019 r. płatności na rachunek inny, niż podany w wykazie, nie są obciążone sankcjami.